HKU anticipeert op COVID-19 met online reserveringssysteem

Omschrijving

Bij de Hogeschool voor de Kunsten Utrecht (HKU) zijn ruim 4.000 studenten dagelijks bezig met het realiseren van hun creatieve ideeën. Ze maken hierbij gebruik van de beschikbare werkplaatsen. Door de coronamaatregelen neemt de werkplaatscapaciteit met 75% af. De HKU anticipeert op ‘het nieuwe normaal’ met maatwerk software.

Doel

De HKU heeft 25 werkplaatsen, met bijbehorend materiaal en faciliteiten, op verschillende locaties. Voor het reserveren hiervan is geen eenduidig proces ingericht. Studenten reserveren via een webformulier, lopen bij de balie langs of bellen. Echter de coronamaatregelen, en afname in capaciteit, vragen om een andere werkwijze. Gezien HKU zich als onderwijsinstelling richt op toekomst en vernieuwing is het een logische stap om dit probleem met digitalisering op te lossen.

Als eerste stap inventariseert HKU de wensen van de gebruikers en onderzoeken ze verschillende oplossingsrichtingen. Twee standaard ‘duizendpoot’ pakketten versus maatwerk software. HKU kiest ervoor om een online reserveringssysteem op maat te laten ontwikkelen. Omdat hierbij de beste aansluiting op bestaande processen en de gebruikerswensen mogelijk is.

Doelstellingen van HKU:
- Veilig werken en leren binnen de corona-richtlijnen
- Het totale werkplaatsenaanbod van HKU inzichtelijk en boekbaar maken
- Uniforme dienstverlening en informatie van de verschillende werkplaatsen
- Expertise van medewerkers beter benutten door het boeken bij de eindgebruiker te beleggen; studenten doen 80% van de reserveringen zelf

Belangrijke randvoorwaarden bij de ontwikkeling van de module:
- Privacy van de studenten is gewaarborgd
- Garantie dat studenten met een reservering aan de slag kunnen in de werkplaats

Resultaat

Oplossing
In nauwe samenwerking met de HKU heeft Ambrero een reserveringssysteem ontwikkelt en deze geïntegreerd met het bestaande online uitleenloket van HKU. Hierdoor kunnen studenten met één keer inloggen een werkplaats boeken én materiaal lenen. Op de gereserveerde datum en tijd kunnen ze terecht op vertoon van hun studentenpas. Daarom biedt de app ondersteuning voor het scannen van de pas door werkplaatsmedewerkers.

Techniek
Om de studenten een soepele gebruikservaring te bieden die past bij het karakter van HKU is er gekozen voor een mobile-first webapplicatie. Geheel in huisstijl van HKU, waarbij er veel aandacht is besteed aan het User Experience Design. Om de apparatuur en ruimte zo optimaal mogelijk te benutten is er gebruik gemaakt van een Greedy algorithm.

Resultaat
De reserveringsmodule is medio september 2020 live gegaan, met de start van het nieuwe schooljaar. Het project is binnen afgesproken tijd en budget afgerond, met als effect:
- Helder inzicht: welke studenten komen er, wat gaan ze doen en hebben ze begeleiding nodig?
- De éénduidige communicatie creëert beleving bij studenten ‘Dit is één HKU en dit kan ik hier allemaal’.
- Tijdswinst van ruim 60 uur per week, waardoor er meer ruimte is voor kernzaken.

“De vraag vanuit HKU was last minute maar in slechts 7 weken stond er een oplossing die enthousiast is ontvangen door studenten en collega's. Al in 4 weken hebben 25% van onze studenten massaal werkplaatsen geboekt via het nieuwe systeem. Met minder dan 10 vragen voor onze support afdeling!” - Teije ter Maat, Projectleider HKU

Overige informatie

Deze mobiele app is interessant voor andere hoge scholen. Teije ter Maat, Functionaris Gegevensbescherming en Projectleider HKU, zegt hierover: "Standaardpakketten sluiten bij onderwijsinstellingen vaak onvoldoende aan op de business case of bestaande werkprocessen. Dus een reserveringsapp laten maken is voor andere hoge scholen zeker relevant en ik beveel onze app van harte aan.

“Het lijkt zo simpel ‘afspraken inboeken’ maar the devil is in the details.”

Inmiddels hebben vergelijkbare onderwijsinstellingen belangstelling getoond in de HKU reserveringsportal.

Ambrero Software B.V.

Alkmaar
Ambrero Software B.V.
Ook aan deze case gewerkt?
  • Hiervoor moet je ingelogd zijn.
    Nog geen account? Registreer je dan nu.
+ Voeg case toe