De SSH: een nieuwe digitale wereld voor studentenhuisvesting

Omschrijving

Samen met studentenhuisvester de SSH zijn we begonnen aan een uitdagende digitale transformatie. Of zoals de SSH het zelf noemt: hun superdigitalisering. Met een doelgroep van digital savvy studenten zijn de verwachtingen hoog als het gaat om digitale dienstverlening. De optimale digitale service richting studenten staat dan ook centraal.

Doel

De SSH is een van de grootste aanbieders van studentenhuisvesting in Nederland. Met zo’n 19.000 kamers en woningen in steden als Utrecht, Maastricht, Groningen en Rotterdam verzorgen ze huisvesting aan Nederlandse en internationale studenten. Als zo’n vooraanstaande speler naar je toekomt met de ambitie om samen de gebaande paden te doorbreken en op basis van de laatste stand van technologie slimmer en innovatiever te werk te gaan, dan wil je maar een ding: samenwerken. Een uitdaging naar ons hart!

De ambitie van de SSH ging verder dan de gebruikelijke software die in de markt aangeboden wordt. Daarom ging de SSH op zoek naar een partner die in staat is om met moderne technologie tot nieuwe en waardevolle toepassingen te komen. Zo kwamen ze bij Hoppinger terecht.

De focus ligt continu op deze hoofddoelstellingen:

- Het vergroten van de tevredenheid onder studenten en andere stakeholders;
- Het standaardiseren en automatiseren van backofficeprocessen, met als uiteindelijke doel het handmatig handelen te reduceren naar nul;
- Een technische architectuur en een datalandschap als robuuste basis voor toekomstige digitale ontwikkelingen.

De SSH beschikte al over tal van digitale toepassingen: van woonruimteverdeelsystemen tot verhuurdersportalen. Klinkt op zich goed, maar daar kleefden ook nadelen aan: het landschap bestond uit te veel systemen, die niet allemaal met elkaar waren geïntegreerd. En ook de data was onvoldoende gestructureerd en dus niet bruikbaar voor data-analyse of BI-toepassingen. Na een grondige analyse kwamen we tot de conclusie: we moeten eerst alle bestaande basisapplicaties vervangen.

Resultaat

We creëerden een compleet geïntegreerd en cloudbased platform met daarin o.a.:

- Nieuwe website met geïntegreerd aanbodportaal;
- ‘Mijn-omgeving’ voor huurders, op desktop en mobiel;
- Backoffice-applicatie die de processen rondom inschrijvingen, woonruimteverdeling, hospiteren, contractvorming en betalingen volledig digitaal en geautomatiseerd afhandelt;
- Integratie met o.a. DMS, ERP en Data Warehouse voor BI-toepassingen;
- Chatbot voor snel antwoord op veelgestelde vragen.

Daarbij kozen we bewust voor een toekomstbestendige digitale architectuur bestaande uit via API’s geïntegreerde componenten. Zo garanderen we een hoge security en performance en stellen we met dit fundament de SSH in staat om in de toekomst wendbaar te zijn voor nieuwe strategische en tactische keuzes.

Door het nieuwe woonruimteverdeelsysteem zijn de handmatige handelingen in het primaire backofficeproces teruggebracht van 12 naar 1. Processtappen als het aanpassen van de status, het selecteren en uitnodigen van kandidaten en het opmaken van het huurcontract gebeuren nu allemaal geautomatiseerd. Een enorme tijdsbesparing dus, die ruimte geeft voor het ontwikkelen van nieuwe diensten of het beheren van een groter aanbod en daarmee het verhogen van de tevredenheid onder studenten.

Want dat is waar het bij de SSH om draait: de beleving van de studenten. Het nieuwe platform trok in de eerste week na livegang twee keer zoveel bezoekers dan in dezelfde periode het jaar ervoor. Dat leverde 10.000 reacties op woningen op, waarna 650 mensen werden uitgenodigd om te gaan hospiteren of bezichtigen. Op deze manier kan de SSH dus op jaarbasis bijna 6.000 studenten volledig digitaal blij maken met een nieuwe kamer!

Overige informatie

Inmiddels hebben we ook de volgende stap al gerealiseerd: een bulkmail-functionaliteit gefaciliteerd door Microsoft Dynamics 365 Business Central. Daarmee kan de SSH geautomatiseerd mailings aan grote, maar ook juist hele selectieve groepen studenten sturen. Bijvoorbeeld aan alle studenten die op een bepaalde etage van een complex wonen. De studenten krijgen al deze communicatie overzichtelijk in hun huurdersportaal te zien. Voorheen ging dit een stuk omslachtiger omdat vanuit een apart systeem de nummers van de juiste verhuureenheden aan het mailsysteem moesten worden toegevoegd. Bovendien zijn andere slimmigheidjes ingebouwd zoals het opnemen van het e-mailadres van een tijdelijke onderhuurder en het mailen in de opgegeven voorkeurstaal van de student.

De SSH is voornemens het woonruimteverdeelplatform open te stellen voor andere (studenten)woningcorporaties. Ronald de Lange, Manager I&A bij de SSH, legt uit waarom: “De SSH heeft veel tijd gestopt in de ontwikkeling van dit nieuwe platform. We hebben een compleet nieuwe klantbeleving ontwikkeld op basis van inventarisatie van zowel studenten als medewerkers. Het zou zonde zijn als andere woningcorporaties hier geen gebruik van kunnen maken. We zoeken actief de samenwerking op met corporaties door ze te benaderen en informeren met inspiratiesessies. Die samenwerking is essentieel om synergievoordelen te behalen en de klantbeleving nog optimaler te maken. Denk hierbij aan een landelijk inschrijf- of aanbodportaal. Op deze manier kunnen we vanuit een IT-perspectief aansluiten op onze sociale en maatschappelijke doelen.”

+ Voeg case toe