Veilig werken op kantoor met BeeSafe

Omschrijving

Wat missen we sociale contacten, structuur en non-verbale communicatie in deze coronatijd. Vanuit die behoefte is BeeSafe ontstaan. De privacyvriendelijke app voor veilig werken op kantoor. Snel, eenvoudig en actueel inzicht in het aantal medewerkers in jouw “beehive”.

Doel

Sociaal contact, oprechte interesse in elkaar en collega’s spreken en zien is een belangrijk onderdeel van de cultuur binnen Handpicked Agencies. Vanuit die behoefte speelde al vrij snel de gedachte om een oplossing te bedenken die ervoor zorgt dat collega’s op een gemakkelijke en veilige manier weer naar kantoor konden wanneer de regels van het RIVM het toe lieten. Onderdeel van de oplossing moest dus zijn dat er niet te veel mensen tegelijkertijd op kantoor zijn, ruim uit elkaar zitten en niet voor niets naar kantoor komen, omdat er geen plekken meer beschikbaar zijn. Ook moest de oplossing gemakkelijk in gebruik zijn en geen extra administratieve werkzaamheden met zich meebrengen.

In samenwerking met Handpicked Agencies ontstond het idee om medewerkers via een app in te laten checken. Met technieken als Geofencing, NFC en een QR codes werd het inchecken versimpeld. De app geeft inzicht in de beschikbare werkplekken, maar ook van lunch- en vergaderruimtes waar een maximum geldt voor het aantal aanwezige personen. Geen extra werk voor de administratie, geen Excel-lijstjes of andere rompslomp: inchecken is het toverwoord van de BeeSafe app. Medewerkers kunnen dagelijks via de app een plek op kantoor reserveren. De app houdt bij hoeveel plekken al vergeven zijn en wanneer het maximum aantal te bezetten stoelen is bereikt. Na een pilot binnen Handpicked Agencies realiseerden we ons dat dit bedrijf niet de enige organisatie is die deze behoefte heeft en daarom besloten we deze ideale oplossing samen in de markt te zetten.

Resultaat

In drie weken, een recordtempo, van idee naar de werkende eerste versie van BeeSafe in de appstore.

Het idee van de app is, naast het bewaken van de bedrijfscultuur, ontstaan uit zorg om de mentale gezondheid van collega’s. Dankzij Beesafe kunnen collega’s die bijvoorbeeld veel alleen zijn, veilig en met sociaal contact werken. Werkgeluk blijft een belangrijk punt, ook in deze lastige en bijzondere tijd.

Eerst is gestart met een brainstorm voor een proof of concept: hoe kunnen we op kantoor zitten op anderhalve meter afstand en hoe maken we dat zo laagdrempelig mogelijk? Een ander belangrijk en gevoelig aspect: privacy. Gebruikers bepalen zelf of hun naam getoond wordt in het systeem en of ze hun locatie willen delen. Dit is mogelijk gemaakt door handmatig of via NFC-chips inchecken.

Het resultaat van de succesvolle pilot is dat collega’s zich veilig voelden op kantoor en gemakkelijk 1,5 meter afstand konden bewaren. Bovendien gaf soms een dagje werken op kantoor met een handvol andere collega’s een mentale boost. Vooral bij collega’s die veel alleen zijn. De app is toepasbaar voor elke organisatie en elk kantoor. Via een aparte BeeSafe webapplicatie voor beheer kunnen organisaties alles gemakkelijk zelf beheren en naar eigen wens instellen, zoals aantal bureau’s en medewerkers. Daarnaast kunnen beheerders in de webapplicatie wel de namen van aanwezigen inzien, zodat bij een corona-uitbraak goed onderzocht kan worden wie er wanneer op kantoor was om deze personen te waarschuwen.

Overige informatie

Op dit moment gebruiken 57 klanten en 6.704 gebruikers BeeSafe om op een veilige manier te kunnen werken. BeeSafe bleef niet onopgemerkt in de pers en werd uitgelicht in o.a. Telegraaf, BNR Nieuwsradio, RTL Nieuws en BN de Stem.

De bedrijven aangesloten op BeeSafe kunnen zelf alles inregelen via de webapplicatie of worden compleet ontzorgd. In dat laatste geval vindt een inventarisatie van de werkomgeving plaats; om te bepalen hoeveel werkplekken er zijn en hoeveel mensen aanwezig mogen zijn. Vervolgens worden de bureaus waar je mag zitten gemarkeerd met stickers met een QR-code en/of NFC-chip. Medewerkers downloaden en installeren de app en kunnen het direct gebruiken. Beheerders kunnen in de webapplicatie ruimtes en werkplekken toevoegen en lunchshifts en timeslots inregelen.

BeeSafe is volop in ontwikkeling, maar er zijn al diverse features die het inzetten van de app extra aantrekkelijk maken. Bijvoorbeeld koppelingen met Microsoft of Google die collega’s automatisch inloggen. Ook kunnen beheerders pushberichten versturen met bijvoorbeeld belangrijke mededelingen, over algemene zaken, ruimtes of werkplekken en kunnen zij dashboards maken om te zien hoeveel mensen er op welke afdeling aanwezig zijn.

Daarnaast is de manier van werken in Nederland door corona voorgoed veranderd. Flexwerken en een combinatie van deels thuis en deels op kantoor werken wordt in de toekomst de nieuwe norm. Dat vraagt ook om flexibele en anders ingerichte kantoren. Daarom werken Handpicked Agencies en E-sites verder aan BeeSafe om in de toekomst organisaties, HR-afdelingen en medewerkers via BeeSafe te faciliteren in werkplekmanagement.

+ Voeg case toe